Hệ thống đặt lịch kết nối thông báo LINE: khách đặt xong, cửa hàng nhận được ngay thế nào

Câu người mở tiệm hay nghe nhất có lẽ là "Mình muốn đặt lịch–" 🌸 Trước đây là nghe điện thoại, ghi sổ giấy, giờ nhiều cửa hàng chuyển sang để khách tự chọn khung giờ trên website, kèm thông báo LINE, đặt xong là cả hai bên đều biết ngay.

Bài này mình muốn nói theo cách dễ hiểu, "đặt lịch trực tuyến + thông báo LINE" thực tế kết nối với nhau ra sao, cần chuẩn bị những gì, và làm ở chỗ chúng mình thì tốn bao nhiêu.

Đặt lịch trực tuyến kết nối LINE, quy trình đại khái như sau

Tách cả việc ra xem thì thật ra có ba bước:

• Khách mở website của bạn, chọn dịch vụ và khung giờ, gửi đặt lịch
• Hệ thống đặt lịch lưu dữ liệu này vào trang quản trị, lịch lập tức có thêm một ô
• Hệ thống gửi thông báo qua LINE, cả bạn và khách đều thấy lịch hẹn này

Trước đây phải gọi điện qua lại để xác nhận, giờ khách tự chọn, hệ thống tự ghi, bạn chỉ cần mở lịch trong trang quản trị là biết hôm nay có ai đến ✨

Để LINE gửi được tin nhắn, cần có một tài khoản LINE Official. Tài khoản này phải đăng ký dưới tên của chính bạn, phần kết nối thì giao cho chúng mình. Bản thân tài khoản LINE Official có các gói phí hằng tháng, phí theo thông báo chính thức của LINE, khoản này bạn trả trực tiếp cho LINE, không qua chúng mình.

Cách 1: hệ thống đặt lịch trực tuyến mua đứt

Nếu muốn một hệ thống đặt lịch hoàn toàn thuộc về mình, bạn có thể xem Hệ thống đặt lịch trực tuyến. Đây là hình thức mua đứt, làm xong thì mã nguồn và tệp đều giao cho bạn.

Gói Khởi đầu US$1,035 bao gồm:

• Trang đặt lịch trực tuyến và thiết lập khung giờ
• Xác nhận và hủy lịch hẹn
• Xem lịch trong trang quản trị
• Quản lý khung giờ nhận hẹn và ngày nghỉ
• Lịch sử đặt hẹn và xuất dữ liệu
• Hosting, SSL và sao lưu năm đầu
• Thiết lập Google Analytics 4 và Search Console, hướng dẫn thao tác trực tuyến 60 phút

Gói Khởi đầu không bao gồm tin nhắn đẩy LINE, thông báo SMS và thu cọc qua cổng thanh toán. Muốn kết nối LINE thì xem gói Chuyên nghiệp nhé 💡

Gói Chuyên nghiệp US$1,875 bao gồm toàn bộ tính năng của gói Khởi đầu, thêm:

• Nhắc lịch hẹn qua tài khoản LINE Official
• Nhiều nhân viên phục vụ và nhiều chi nhánh
• Liên kết thành viên và lịch sử đặt hẹn
• Thu tiền cọc (kết nối thanh toán)
• Ghi nhận khách không đến và danh sách chặn
• Báo cáo thống kê đặt hẹn

Thời gian dự kiến là 20 đến 40 ngày làm việc, tính từ ngày xác nhận phạm vi. Tài khoản LINE Official và tài khoản thanh toán bạn cần tự đăng ký, phần kết nối do chúng mình làm.

Cách 2: website cửa hàng nhỏ trả theo tháng, có sẵn đặt lịch và thông báo LINE

Nếu bạn thích mỗi tháng trả một ít, không muốn bỏ ra một khoản ngân sách một lần, có thể xem Website cho cửa hàng nhỏ và studio. Đây là hình thức thuê, khác với mua đứt ở trên, không bàn giao mã nguồn.

Website cửa hàng nhỏ US$20/tháng, đã có đặt lịch online và thông báo đặt lịch LINE, khách đặt xong bạn và khách đều nhận thông báo LINE ♡ Cùng gói còn có:

• Danh sách khách hàng và xuất dữ liệu
• Quy định hủy và đổi lịch
• Thu tiền cọc khi đặt lịch (có thanh toán trực tuyến)
• Vé và gói buổi, hội viên và lịch sử quay lại
• Xếp ca nhiều nhân viên, quản lý tên miền riêng
• Thống kê và báo cáo vận hành hằng tháng

Tác phẩm, bảng giá, đặt lịch online trên cùng một website, cùng một địa chỉ, chỉ một trang quản trị. Không ràng buộc, dừng thì tháng sau không thu phí; khi ngừng thuê, danh sách khách hàng và lịch sử đặt lịch sẽ được xuất Excel gửi bạn.

Những chi phí không nằm trong giá

Dù chọn cách nào, cũng có vài khoản trả cho các nhà cung cấp khác, liệt kê ra trước sẽ dễ sắp xếp ngân sách hơn:

• Phí hằng tháng của tài khoản LINE Official: tùy gói LINE bạn chọn, theo thông báo của LINE
• Phí thanh toán: nếu thu tiền cọc, bên cung cấp thanh toán sẽ thu phí giao dịch, tỷ lệ theo thông báo của từng bên
• Thông báo SMS: hệ thống đặt lịch mua đứt không bao gồm SMS, cần tài khoản nhà cung cấp SMS, tính riêng
• Kết nối với hệ thống phòng khám hoặc cửa hàng hiện có: phần này của hệ thống đặt lịch mua đứt báo giá riêng
• Sắp xếp và nhập dữ liệu cá nhân của khách: không nằm trong giá hệ thống đặt lịch, nếu cần sẽ báo giá riêng

Ngoài ra, máy chủ năm đầu của website mua đứt đã bao gồm trong gói, phí gia hạn máy chủ và tên miền từ năm thứ hai tính riêng 🌸

So sánh hai cách làm

Tóm tắt nhanh sự khác biệt:

• Hệ thống đặt lịch mua đứt: trả một lần, mã nguồn thuộc về bạn, các tính năng khác cũng có thể bàn thêm, bổ sung nhỏ thì miễn phí, lớn hơn thì báo giá trước rồi mới làm; muốn nhắc lịch qua LINE là gói Chuyên nghiệp US$1,875
• Website cửa hàng nhỏ trả tháng: US$20/tháng, website và đặt lịch dùng chung, mẫu là dùng chung, không thể vẽ lại hoàn toàn theo ý bạn

Cả hai đều kết nối được LINE. Khác biệt chủ yếu ở cách thanh toán, chương trình thuộc về ai, và sau này có muốn thêm tính năng riêng hay không.

Về thanh toán, dự án mua đứt chuyển khoản ngân hàng chia ba đợt: 40% khi ký hợp đồng, 30% sau khi duyệt thiết kế, 30% sau khi nghiệm thu và đưa lên mạng. Gói trả theo tháng thì thu phí theo tháng. Sau bàn giao có bảo hành một năm, tính năng không khớp với báo giá sẽ sửa miễn phí.

Muốn tìm hiểu thêm

Nội dung đầy đủ của các gói có thể xem Hệ thống đặt lịch trực tuyến, Website cho cửa hàng nhỏ và studio, hoặc vào Bảng giá & gói dịch vụ để so sánh một lượt.

Chưa nghĩ xong nên chọn cách nào cũng không sao, bạn có thể ghé Liên hệ để kể cho chúng mình nghe về cửa hàng của bạn và cách đặt lịch bạn muốn. Tư vấn và báo giá đều miễn phí, chúng mình sẽ trả lời trong vòng một ngày làm việc ♡