Sau khi bắt đầu nhận thanh toán cần lưu ý gì: phí giao dịch, đối soát, hoàn tiền, hóa đơn và gian lận thẻ

Cổng thanh toán được duyệt, website bắt đầu nhận tiền, chắc hẳn bạn cũng thở phào nhẹ nhõm 😮‍💨 Có điều sau khi nhận tiền vẫn còn vài việc hằng ngày cần để ý: phí giao dịch, đối soát, hoàn tiền, hóa đơn, cùng gian lận thẻ và lừa đảo.

Bài này nói lần lượt từng việc, đều có kèm nguồn, quy định căn cứ theo thông báo của từng bên.

Ai trả phí giao dịch

Phí giao dịch do người bán trả cho đơn vị cổng thanh toán, được trừ thẳng khi payout, nên số tiền vào tài khoản sẽ ít hơn giá trị đơn hàng một chút.

Vậy có thể thu thêm “phí quẹt thẻ” từ khách không? Giải thích của ECPay là: theo quy chế quản lý giao dịch, giao dịch thẻ tín dụng không được thu thêm phí quẹt thẻ, cũng không được từ chối quẹt thẻ dựa trên số tiền (Hướng dẫn đăng ký ECPay). Trước đây văn bản giải thích của chính phủ cũng từng nêu, phí của cửa hàng liên kết không được chuyển sang cho chủ thẻ (Công văn trên trang Hành chính viện) .

Cách làm phổ biến hơn là xem phí giao dịch như chi phí kinh doanh, tính vào giá sản phẩm 🧮

Payout: vào tài khoản cổng thanh toán trước, rồi mới về ngân hàng

Khách thanh toán thành công, tiền không về ngân hàng của bạn ngay trong ngày, ở giữa có hai giai đoạn:

• Số ngày chuyển tiền: tiền trở thành số dư có thể rút trong tài khoản cổng thanh toán. Ví dụ ECPay người bán thông thường là trong vòng 10 ngày sau khi thanh toán (Trang phí ECPay), NewebPay thẻ tín dụng là ngày yêu cầu thanh toán +10 ngày, ATM là ngày thanh toán +7 ngày (Bảng phí NewebPay)
• Rút tiền: chuyển từ tài khoản cổng thanh toán về ngân hàng. ECPay rút khác ngân hàng US$0.48 mỗi lần, NewebPay US$0.32 mỗi lần, 5 lần đầu mỗi tháng miễn phí (cùng nguồn trên)

Nhiều đơn vị cho phép thiết lập rút tiền tự động, cài xong là không cần lần nào cũng bấm tay ⏰

Đối soát: khớp ba bên đơn hàng, cổng thanh toán, ngân hàng

Đối soát là xác nhận số liệu ba bên “đơn hàng trên website”, “lịch sử thanh toán trong trang quản trị cổng thanh toán”, “tiền vào ngân hàng” khớp với nhau. Nên làm vào thời gian cố định, ví dụ mỗi tuần một lần:

• Xuất các đơn hàng đã thanh toán trong khoảng thời gian này từ trang quản trị website
• Xuất chi tiết giao dịch cùng khoảng thời gian từ trang quản trị cổng thanh toán, xem đã trừ bao nhiêu phí
• Đối chiếu sổ tiết kiệm hoặc ngân hàng trực tuyến, xác nhận số tiền rút đã vào tài khoản
• Chỗ nào không khớp, trước hết kiểm tra xem có phải do hoàn tiền, hủy đơn, hay vẫn đang trong số ngày payout không

Lợi ích của việc nhận tiền bằng tài khoản ảo ATM là mỗi đơn hàng có tài khoản riêng, hệ thống tự khớp với đơn hàng, đỡ việc hơn nhiều so với nhờ khách báo lại 5 số cuối tài khoản.

Hoàn tiền thế nào

Tự đăng ký cổng thanh toán thì việc hoàn tiền do bạn tự thao tác trong trang quản trị cổng thanh toán. Vài điểm cần biết:

• Thẻ tín dụng: thường có thể hoàn tiền thẻ ngay từ trang quản trị, nhưng có thời hạn. Lấy NewebPay làm ví dụ, thẻ tín dụng và thẻ UnionPay phải trong vòng 89 ngày sau giao dịch (Tổng hợp NewebPay của Site Now)
• Mã thanh toán cửa hàng tiện lợi, ATM: khách trả tiền mặt hoặc chuyển khoản, việc hoàn tiền thường phải xử lý riêng. Câu hỏi thường gặp của NewebPay có nhắc, khi hoàn tiền giao dịch thanh toán bằng mã cửa hàng tiện lợi, phí giao dịch sẽ không được hoàn lại, việc hoàn tiền do bên nhận tiền tự xử lý (Câu hỏi thường gặp NewebPay)
• Phí giao dịch: phí giao dịch đã trừ chưa chắc sẽ được hoàn lại khi hoàn tiền, tùy quy định từng bên

Quy định hoàn tiền nên ghi sẵn trên website, ví dụ trong bao nhiêu ngày được hoàn, hoàn thế nào, ai trả phí vận chuyển; khách nhìn thấy được thì xử lý cũng rõ ràng hơn.

Hóa đơn điện tử

Người bán có đăng ký kinh doanh, cần xuất hóa đơn thì sau khi nhận tiền phải xuất hóa đơn cho khách. Hóa đơn điện tử sau khi xuất phải được tải lên nền tảng của Bộ Tài chính để lưu trữ trong vòng 48 giờ, nếu người mua là doanh nghiệp thì muộn nhất là 7 ngày (Văn bản pháp quy của Bộ Tài chính) .

ECPay, NewebPay... cũng có dịch vụ hóa đơn điện tử, có thể cho website tự động xuất hóa đơn sau khi thanh toán thành công, cần đăng ký riêng. Theo quy định của Bộ Tài chính, bán hàng qua mạng với doanh số mỗi tháng đạt 8 vạn Đài tệ (dịch vụ 4 vạn Đài tệ) phải làm đăng ký thuế; bản thân có cần xuất hóa đơn hay không, căn cứ theo hướng dẫn của Cục Thuế quốc gia.

Gian lận thẻ và khiếu nại bồi hoàn

Nếu có người dùng thẻ của người khác để quẹt trên website của bạn, chủ thẻ phát hiện sẽ khiếu nại với ngân hàng phát hành thẻ, đó chính là “khiếu nại bồi hoàn” (chargeback / tranh chấp), có người gọi là yêu cầu chứng từ. Quy trình đại khái là:

• Ngân hàng phát hành thẻ thông báo cho bạn qua đơn vị cổng thanh toán
• Số tiền có thể bị trừ lại trước
• Bạn cung cấp bằng chứng như lịch sử giao hàng, mã vận đơn, tin nhắn trao đổi với khách
• Ngân hàng phán định kết quả

Thường ngày có thể giảm rủi ro như sau:

• Giao hàng nhất định phải lưu mã vận đơn và xác nhận ký nhận
• Cùng một người đặt nhiều đơn trong thời gian ngắn, địa chỉ nhận hàng và thông tin không khớp nhau, hãy liên hệ xác nhận trước rồi mới giao
• Nếu đơn vị cổng thanh toán có chức năng xác thực 3D hoặc kiểm soát rủi ro, có thể hỏi thử cách bật

Cẩn thận thông báo giả và khách giả

Lừa đảo cũng nhắm vào người bán, thường gặp có:

• Email hoặc tin nhắn giả mạo đơn vị cổng thanh toán, bảo bạn bấm link “xác minh lại tài khoản”
• Tự xưng là khách, nói thanh toán thất bại, bảo bạn thao tác ATM hoặc cung cấp thông tin tài khoản
• Gửi một ảnh chụp màn hình “đã thanh toán”, bảo bạn giao hàng trước

Cách an toàn nhất là: thanh toán có thành công hay không, chỉ xem lịch sử khi tự đăng nhập trang quản trị cổng thanh toán; muốn đăng nhập thì tự gõ địa chỉ hoặc vào từ dấu trang, đừng bấm link trong tin nhắn 🔒

Số thẻ không đi qua website của bạn

Khi dùng trang thanh toán của các cổng như ECPay, NewebPay, số thẻ của khách được nhập ở phía đơn vị cổng thanh toán, không đi qua và cũng không được lưu trong website của bạn. Giải thích của tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu thẻ quốc tế PCI DSS cũng nêu, khi người bán giao việc xử lý thẻ cho nhà cung cấp dịch vụ đạt chuẩn và tự mình không đụng đến số thẻ, nhiều yêu cầu sẽ không rơi vào người bán, nhưng vẫn phải xác nhận bản thân nhà cung cấp dịch vụ đạt chuẩn (Giải thích của PCI SSC) .

Tóm tắt

• Phí giao dịch do người bán trả, không được thu thêm phí quẹt thẻ từ khách
• Tiền vào tài khoản cổng thanh toán trước, qua số ngày payout mới rút về ngân hàng
• Đối soát vào thời gian cố định: ba bên đơn hàng, cổng thanh toán, ngân hàng
• Đưa quy định hoàn tiền lên website, hoàn tiền thẻ tín dụng có thời hạn
• Nếu cần xuất hóa đơn, có thể cho website tự động xuất
• Tiền vào chỉ xem trong trang quản trị của chính bạn, không bấm link không rõ nguồn gốc

Về phía chúng tôi, Website cửa hàng nhỏ thì tiền cọc đặt lịch và phí đăng ký sự kiện được kết nối với tài khoản ECPay của chính bạn, lịch sử giao dịch đều nằm trong trang quản trị ECPay của bạn; Website bán hàng ở mọi gói đều có kết nối cổng thanh toán (chọn ECPay hoặc NewebPay). Nếu chưa đăng ký cổng thanh toán, có thể đọc trước bài Cá nhân, hộ kinh doanh, công ty đăng ký cổng thanh toán như thế nào 📚